Document Intelligentie

Een wereld van gegevens begrijpen en doorzoekbaar maken

Al honderden jaren verzamelen bedrijven gegevens over hun producten en klanten. Tot voor kort was informatie verzamelen echter vaak het enige wat ze konden doen. Maar wat deze organisaties echt nodig hadden, was om die informatie te begrijpen en inzichten te vinden die tot betere producten en meer inkomsten konden leiden. Deze behoefte bestaat vandaag de dag nog.

Onderzoeksbureau EMC schatte dat er in 2020 ongeveer 40 biljoen gigabyte aan data (40 zettabyte) zou bestaan. Het is een verbijsterend getal. Van al die informatie wordt 73% nooit geanalyseerd of optimaal onderzocht. Dit komt voor een deel door gebrek aan integratie: silo’s van informatie die nooit worden aangesloten om het grotere geheel te zien. Het heeft ook te maken met de structuur of het ontbreken daarvan, omdat de data niet beschikbaar zijn om te analyseren. Onderzoeksbureau IDC schat dat in 2025 80% van de wereldwijde data ongestructureerd zal zijn. Er wordt daarom veel belang gehecht aan het vinden van tools die gestructureerde en ongestructureerde data kunnen analyseren.

Organisaties zien het onderzoeken en doorzoeken van informatie uit de continu toenemende hoeveelheid data die zij beheren als een enorme uitdaging. Deze uitdaging worden versterkt door de grote verscheidenheid aan soorten content waaruit het grootste deel van de data bestaat, bijvoorbeeld pdf-bestanden, spreadsheets, afbeeldingen en video’s. Het transformeren van deze content naar inzichten vereist een aanzienlijke hoeveelheid tijd, middelen en kennis van data science.

Foutvermindering

Verschillen in soortgelijke documenten zijn niet inzichtelijk door het ontbreken van “complex change tracking”. Door de meest actuele informatie voor handen te hebben, inclusief het inzichtelijk krijgen van veranderingen, daalt het aantal fouten. In een groot volume aan documenten zitten veelal verborgen details. Automatische detailanalyse op basis van expertkennis vermindert het risico op fouten. Doordat er meer tijd beschikbaar komt voor informatieanalyse wordt er minder gewerkt vanuit assumpties.

Procesoptimalisatie

Binnen een organisatie werken velen aan de hand van een eigen proces, vanuit hun kennisgebied. Hierdoor ontstaat er weinig tot geen uniforme structuur. Door overtollige, foutgevoelige of handmatige processen te automatiseren en de data te centraliseren, ontstaat er een procesvereenvoudiging en datacentralisatie die deze fragmentatie van proces en kennis tegengaan. Papieren/handgeschreven documenten worden niet meegenomen in het zoekproces. Door het digitaliseren van papieren archieven en kennis ontstaat er een verbetering van het proces en wordt veel redundant werk voorkomen. Effectief en granulair filteren van informatie is niet of slechts beperkt mogelijk. Door sneller en gerichter tot de benodigde informatie te komen, wordt het werkproces efficiënter gemaakt. Ongestructureerde informatie kwalificeren en effectief doorzoekbaar maken, stelt ons in staat om de kloof tussen variaties in gebruikerstaal en probleembeschrijvingen te overbruggen. Gestructureerde gegevens van bekende problemen worden gecorreleerd met ongestructureerde gegevens zoals kennisdocumenten. Dit realiseert een consolidatie van kennisbanken om uiteindelijk een holistisch overzicht te bieden en toekomstige versnippering te voorkomen of te verminderen. Dit geeft een snel, nauwkeurig en beknopt resultaat op basis waarvan u kunt beslissen welke informatie relevant is.

Relevantie

Niet alle zoekresultaten zijn even relevant. Door de zoekmogelijkheden te verbeteren en te verbreden, ontstaat er een zoekprocesverbetering. Er is meer mogelijk in het zoekproces, waarmee de relevantie van de zoekresultaten verbeterd wordt en de mogelijkheid tot het vinden van nieuwe typen informatie ontstaat.

Kennisborging

Er zijn nooit genoeg experts aanwezig om de juiste data te analyseren. Door digitale kennisborging ontstaat er analysestandaardisatie voor elke gebruiker op basis van de gedigitaliseerde expertkennis. Met cognitive search brengt u de ervaringen van een senior ingenieur over naar junior ingenieurs en zorgt u voor een veilige kennisbasis voor de toekomst van uw organisatie. Momenteel is het hergebruiken en borgen van historische kennis veelal niet tot nauwelijks mogelijk. Door deze historische data/kennis te kunnen gebruiken bij hedendaagse beslissingen, ontstaat er een vermindering in redundant werk en een verbetering van de kwaliteit van de beslissingen.

Als organisaties deze barrières kunnen overwinnen, levert dit  business waarde (impact) op. Zie hieronder succesvolle document intelligentie implementaties bij diverse organisaties die impact hebben gerealiseerd binnen hun business case dankzij de verkregen insights door de inzet van document intelligentie.